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如何通过采购分析帮助企业降本增利?

作者:FineBI

发布时间:2023.12.22

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在当今竞争激烈的商业环境下,采购不再只是简单地购买所需的物品和服务,而是需要通过数据驱动的分析来提升效率、降低成本,并为企业创造更大的价值。那么,如何利用采购分析来达到这些目标呢?让我们一起来探讨一下。

一、概述

1.什么是采购分析?

简单来说,采购分析是指利用数据和统计方法来分析采购活动的过程和结果,以便更好地理解采购行为、优化采购流程、降低成本并提高效率。通过采购分析,企业可以更好地掌握采购行为背后的规律,从而做出更明智的决策。

2.采购分析应该注意什么?

1)市场需求的洞察

成功的采购分析需要对市场需求进行深入的洞察。企业应该密切关注行业趋势、消费者喜好和竞争对手的动向,以及各种市场数据。通过分析这些信息,企业可以预测产品或服务的需求量和价格走势,从而做出明智的采购决策。

例如,一家电子产品制造商可以通过采购分析了解到,某种关键元件的需求量将会大幅增加。在这种情况下,企业可以提前采购并存储足够的元件,以避免供应短缺和价格上涨的风险,同时也能够更好地满足市场需求并提高销售额。

2)供应链的优化

采购分析还可以帮助企业优化供应链管理,提高效率并降低成本。通过对供应商的评估和选择,企业可以确保从可靠的供应商那里获得高质量的产品和服务。此外,采购分析还能够帮助企业优化库存管理,减少库存积压和资金占用。

例如,一家零售企业可以通过采购分析确定哪些产品具有更高的销售速度和较长的保质期,从而更精准地进行订货和库存管理。这样可以减少滞销品的风险,提高资金周转率,并减少仓储成本。

3)成本的降低

采购分析也是企业降低成本的重要手段之一。通过与供应商的谈判和合作,企业可以争取到更有竞争力的价格和条款。此外,采购分析还可以帮助企业优化采购流程,减少人力资源和时间的浪费。

例如,一家制造企业可以通过采购分析发现某个原材料在市场上存在替代品,成本更低但质量相当。通过引入这种替代品,企业可以降低产品成本,提高利润率。

二、采购分析案例介绍

接下来,我将结合FineBI中的实际案例来为大家讲解如何进行采购分析:

1.业务背景

在制造型企业运营管理过程中,采购管理是企业内部供应链管理至关重要的一环。作为在制造业从事数据工作者,深刻地意识到企业在数字化转型过程中的改变,随着企业信息化稳步的推进,如:ERP、SRM、OA、CRM、PLM 等等一系列信息化系统的落地与实施,在管理提升的同时,各个业务环节的数据节点的控制和业务数据的采集,使得业务数据分析用于帮助和改善业务决策、趋势预测逐渐成为可能。采购管理同样是如此,通过 ERP、QMS、PLM、OA 等系统的建设,采购管理过程数据可以通过集成和共享形成一个多方面多角度的综合数据库,通过过程数据的采集、加工、分析,得出有利于管理者决策的可视的数据分析逐渐成为采购管理的一大助力。

2.需求痛点

传统采购管理过程中,采购数据存在于采购员本地电脑中,并由不同的技术应用程序和结构隔离,数据难以提取和保持更新。采购数据主要用于结构化报告中,例如供应商 KPI 或不频繁的支出分析练习。此外,为采购提供明智的选择、管理风险和发现机会领域,往往要求员工具有使用内部和外部来源的数据进行复杂分析的能力,而这种能力并不总是存在于采购职能部门中。现在,技术的进步使得在全球范围内利用数据成为可能,并且被认为是采购职能中必不可少的。新数据聚合和数据挖掘工具可以帮助了解过去,有助于通过预测未来行为来降低成本并节省成本。采购人员可以利用数据分析如FineBI工具来识别新机会并跟踪机会节省成本。例如可以通过数据分析解决实际采购管理过程中以下几个问题:

  • 采用数据驱动的方法选择供应商;
  • 比较供应商的供货实时性和可用性;
  • 分析采购数据以支持全面的采购策略。

3.分析思路

管理层希望能够通过全局分析,若发现异常数据能够讲问题定位至明细数据,由此展开数据分析思路:

采购分析思路图

三、采购分析案例详解

1.总览

采购分析总览

在采购管理中,首要关注的就是供应商管理,而供应商管理首先就要了解供应商,对供应商进行分类。供应商分类是针对具体的采购项:

  • 摸清家底——有多大的采购额、有多少供应商、钱都花到哪里去了;
  • 区别对待——不同类别供应商的管理方法各不相同,把管理资源投入到回报最高的地方;
  • 合理化——供应商太多要整合,太少要开发新的,确保新生意流入最合适的供应商。

2.采购订单管理

采购订单管理

在传统企业采购管理过程中,供应商管理往往是一笔糊涂账:只有订单管理,没有供应商管理;供应商“一视同仁”,管理上简单粗暴。要知道,区别对待是精细化管理的体现。没有差异化,胡子眉毛一把抓,就没法把有限的资源投入到回报最高的供应商上。而通过供应商的分类,借助数据分析,可以很清楚地告诉每个人,公司对特定供应商的战略,以及在合作中要注意什么,更重要的是新生意给哪些供应商。

我们选择了某一品类的供应商,通过分析该品类供应商业务数据,从而得出该品类供应商的绩效数据和管理侧重点,便于调整实际采购管理中的管理策略。

3.采购供应商交货管理

采购供应商交货管理

通过跟踪供应商实时供货进度趋势,并通过信息化与供应商共享当前的按时交货情况,敦促改进,敦促供应商与其自身的统计对比。既让供应商知道,采购方在统计、管理这些指标,从而能引起他们的注意。通过图中曲线明显可以看出,从 2020 年年初开始,从 84.83%的交货及时率,在采购加强改供应商管理后,供应商的按时交货率逐月提升,达到了 97.97%。并在 2021 年初达到了 99.29%,随后虽有下降,但平均已达到 90%以上,接下来将通过具体分析 交货及时率下降的原因和改善方式方法。

4.采购产品质量管理

采购产品质量管理

随着全球经济一体化进程的加快,传统质量管理正在发生裂变:由一个公司的质量管理向全集团(含供应商)质量管理转变, 供应商质量成为集团公司质量中的重要一环。供应商开发的基本准则是“Q.C.D.S”原则,也就是质量,成本,交付与服务并重的原则。在这四者中,质量因素是最重要的,首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系,然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。传统的来料质量管理主要是针对 IQC 内部管理,对外则作为一种被动式的关系。因伴随追求质量的提升及双赢的局面,IQC 来料质量管理将转变为供应商的源头质量管理。企业不是被动的与供应商打交道,而且要主动的引导,改变,管理,维护它们之间的质量体系。如上图以供应商来料合格率为例,分析供应商供货质量数据。

四、结语

采购分析在现代企业管理中扮演着重要的角色。通过深入了解市场需求、优化供应链和降低成本,企业可以更好地洞察商机,并提高利润。然而,采购分析并非一次性的任务,而是需要持续不断的监测和分析。只有不断学习和适应市场变化,企业才能在激烈的竞争中立于不败之地,实现长期可持续发展。

帆软软件专注于数字行业发展超过十年,凭借卓越的产品实力,致力于为企业平台提供快速搭建报表系统和数据分析平台的解决方案。旗下的明星产品FineBI是最受欢迎的BI数据分析软件之一,旨在帮助企业的业务人员充分了解和利用数据,加速数字化转型并提升市场竞争力。FineBI基于强大的大数据分析功能,用户只需简单拖拽即可创建丰富多样的数据可视化信息,轻松进行深入数据分析。我们相信FineBI能够有效帮助企业把握市场趋势,取得更大的商业成功。

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